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Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

Os principais documentos contábeis são:

  notas de compra/serviços

  notas de vendas/serviços

  extratos bancários

  duplicatas pagas

  comprovantes de despesas/custos

  cópias de cheques

  comprovantes de débitos/créditos bancários

  outros documentos contabilizados

Documentos legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos: 

100

 Federal

200

 Estadual

300

 Municipal

400

 Ministério do trabalho

500

 Contratos

600

 INSS

700

 Sindical

800

 Diversos


Os setores são divididos em:

100

FEDERAL

200

ESTADUAL

101

Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ)

201

Declaração Cadastral (DECA)

102

Declaração do Imposto de Renda - Pessoa Jurídica

202

Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)

103

Ficha de Alteração do CNPJ

203

Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)

104

Pedido de Restabelecimento do CNPJ

204

Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)

105

Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF

205

Licença da CETESB

106

Comunicações de Aumento de Capital

206

Demonstrativo das Operações Interestaduais

107

Demonstrativos dos Duodécimos

207

Certidão Negativa do ICM

108

CAIF

208

Autorização para Confecção de Notas Fiscais

109

Comunicações de IPI e IRPJ

209

Auto de infração

110

DIRF

210

Parcelamento do ICM

111

Cartão do CNPJ

211

Notificações

112

Notificações - Auto de Infrações

212

FIC - Ficha de Inscrição do Contribuinte

113

Baixa do CNPJ

213

Declarações

114

Certidão Negativa por Encerramento de Atividades

214

Alvará de Utilização - Secr. Saúde

115

Programa de Alimentação ao Trabalhador

215

Modelos de Notas Fiscais

116

DNER

216

Comprovação ZONA FRANCA

117

Defesas

217

Conselho Regional de Educação

118

Utilidade Pública

218

Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)

119

Parcelamentos

219

IBDF - IBAMA

120

Termo de Opção - Simples

220

Defesas

121

Autorização do DAC

221

Licença da Divisão do Exercício Profissional

122

IPEM

222

Utilidade Pública

123

Divisão de Censura de Diversões Públicas

223

Declaração de Microempresa

124

CADE - SDE

224

Laudos Técnicos


300

MUNICIPAL

400

MINISTÉRIO DO TRABALHO

301 

Guia de Inscrição ou Atualização

401

Cadastro de Empresas

302 

Ficha de Inscrição no CCM

402

Relação de Empregados Menores

303 

Taxas de Licença

403

RAIS / DCPIS

304 

Certidão Negativa do ISS

404

CIPA

305 

Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME)

405

Certificados de Aprendizagem SENAI

306 

Cadastramento de Anúncios (CADAN)

406

Reclamações Trabalhistas - Defesas

307 

Pedido de Vistoria

407

Notificações/ Processos/ Autos de Infração

308 

Comunicados

408

Certificados de Aprovação das Instalações - CAI/DI

309 

Imposto Predial

409

Defesas

310 

Auto de Infração e Intimação

410

Acordo de Compensação

311 

Autorização para Impressão de Notas Fiscais

411

Laudos Técnicos

312 

Habite-se / Auto Vistoria

 

 

313 

Alvará de Funcionamento

 

 

314 

Defesas

 

 

315 

Utilidade Pública

 

 

316 

Declaração de Microempresa

 

 

317 

Parcelamentos

 

 

318 

Cancelamentos

 

 

319 

CONTRU/FICAM

 

 

320 

Regime Especial

 

 

301 

Guia de Inscrição ou Atualização

 

 

302 

Ficha de Inscrição no CCM

 

 

303 

Taxas de Licença

 

 

304 

Certidão Negativa do ISS

 

 

 

500

CONTRATO

600

INSS

501 

Contrato Social - Ata de Constituição

601 

Pedido de Matrícula (Inicial)

502 

Alterações de Contrato

602 

Certificado de Matrícula

503 

Contrato de Locação

603 

Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)

504 

Contrato de Uso de Veículos

604 

Certificado de Regularidade de Situação

505 

Cadastro da JUCESP

605 

Certificado de Quitação

506 

Contrato de Assessoria

606 

Certificado de Taxa de Seguro

507 

Contrato de Prestação de Serviços

607 

Demonstrativo dos Salários de Contribuição

508 

Reuniões

608 

C.B.

509 

Publicações em Jornais

609 

Alterações: Nome, Endereço, CGC

510 

Atas

610 

Declarações de Rendimento do INSS

511 

Contratos Diversos

611 

Comprovante Inscrição Contribuição Individual

512 

Comprovante de Caução de Locação

612 

Carnês dos Sócios

513 

Certidão Breve Relato - JUCESP

613 

Recadastramento

514 

Xerox das Exigências - JUCESP

614 

Autos de Infração

515 

Declaração de Alienação de Participações Societárias

615 

Defesas

516 

Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA.

616 

SESI

517 

Notificações

617 

Termo Ação Fiscal – TAF

518 

Defesas

618 

Parcelamentos

519 

Recadastramento - São Paulo Firma

 

 

520 

Buscas Jucesp/Cartórios

 

 


700

SINDICAL

800

DIVERSOS

701 

Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador

801 

CACEX

702 

Conselho Regional de Farmácia

803 

Certidão de Registro de Capital Estrangeiro

703 

Dissídios Coletivos

804 

Procurações / Declarações

704 

Acordos

805 

Balanços e Balancetes

705 

SENAI - CIESP - FIESP

806 

Documentos dos Sócios ( xerox )

706 

FINAME

807 

Marcas e Patentes

707 

Certidões e Registros

808 

Correspondências

708 

CRA

809 

Consultas

709 

CORCESP

810 

Certidões Negativas - Fórum - Cartórios - J.Federal - FGTS

710 

Conselho Regional de Contabilidade

811 

Escrituras

711 

CRECI

812 

Apuração do Ativo Imobilizado - TELESP

712 

CREA

813 

Ajustes de Balanço

713 

Correspondência Sindicato Patronal

814 

Laudo de Avaliação

714 

CONAR (Legislação e Processos)

815 

Relatórios

715 

SUSEP

816 

Inventário

716 

Certidão Negativa de Débito Salarial

817

Depósito Inicial

717 

Conselho Regional de Medicina

818

Cadastro de Fornecedores e Associações

718 

EMBRATUR

819

Convocações

719 

Conselho Nacional do Cinema

820 

Atestado de Residência e Capacidade Técnica

 

 

821 

Cadastro de Bancos

 

 

822 

Mapas de Depreciações

 

 

823 

Alvarás

 

 

824 

Seguros

 

 

825 

Carta de Fiança

 

 

826 

Eletrobras

 

 

827 

BNDES

 

 

828 

Consórcios

 

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue: 

 

PASTA A/1

 

PASTA B/2

1

Guias de Recolhimento do INSS

Guias de Apuração e Recolhimento do ICM

2

Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS

10 

Guias de Apuração e Recolhimento do IPI

Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social

11 

 

Guias de Recolhimento do ISS

12 

 

Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados

13 

Orientações e Comunicados

Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS

14 

Memos – Empresa Contábil

Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial

15 

 

Folhas e Envelopes de Pagamento

16 

 

 

 

 

 

 

PASTA C/3

 

PASTA D/4

17

Balanços

25 

Fichas Financeiras e Informes de Rendim.

18

Balancetes

26 

Folhas de Pagamento e Pro-Labore

19

Cadastros e Declarações

27 

 

20

IBGE

28 

 

21

DCTF

29 

 

22

 

30 

 

23

 

31 

 

24

 

32 

Documentos dos Autônomos

 

 

 

 

 

PASTA E/5

 

 

 

FUNCIONÁRIOS

 

 

33

 

 

40 – Empregados Desligados

34

 

 

40.1 -

35

 

 

40.2 -

36

 

 

40.3 -

37

 

 

40.4 -

38

 

 

40.5 -

39

 

 

40.6 -

 

 

 

40.7 -

 

 

 

40.8 -

 

 

 

40.9 -

 

 

 

40.10 -